Buku pengantar
manajemen karya Dr. H.B. Siswanto, M.Si yang terdiri dari 10 bab ini ditulis
berdasarkan atas keprihatinan sang penulis terhadap fenomena yang terjadi di
masyarakat yang menganggap bahwa manajemen merupakan suatu konsep yang sangat
sederhana yang sering dirangkaikan pada permasalahan tertentu. Buku ini
menekankan dua hal yang mendasar yakni manajemen sebagai suatu ilmu dan seni,
sebagai suatu ilmu, manajemen merupakan akumulasi pengetahuan yang telah
disitematisasikan menjadi satu kesatuan yang terpadu sehingga menjadi pegangan
dasar dalam melakukan tindakan ilmiah sedangkan manajemen sebagai suatu seni
merupakan suatu keahlian, kemampuan, kemahiran, serta keterampilan dalam
aplikasi prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya secara efisien dan efektif.
Pada bab yang
pertama buku ini membahas bagaimana konsep dasar manajemen itu, pembahasan
drincikan mulai dari batasan manajemen, filsafat manajemen, ilmu dan seni manajemen,
pentingnya tujuan dalam manajemen, pengertian dan keterkaitan antara manajemen,
manajer dan kepemimpinan, keterampilan dan peran manajer dan yang terakhir
tentang proses manajemen. Sebagai pembuka, bab ini cukup jelas memberi gambaran
konsep dasar manajemen sebelum melanjutkan ke bab-bab berikutnya. Dalam bab ini
mulai dari pengertian manajemen yang kemudian dijelaskan dengan memberikan
beberapa batasan oleh ahli manajemen dunia yakni :
- John D millet yang menurutnya manajemen itu adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan.
- James A.F. Stoner dan Charles Wankel memberikan batasan yakni bahwasannya manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapai tujuan organisasi.
- Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard membatasi manajemen sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untukmencapai tujuan organisasi.
Bab kedua buku
ini bertajuk ‘Perkembangan Konsep Manajemen’, dalam bab ini berisikan
mahzab-mahzab atau aliran manajemen, ada tiga mahzab manajemen yang mengikuti
perkembangannya, yang pertama mahzab klasik yang terbagi atas dua cabang yaitu
manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik.
Manajemen ilmiah
ini dikembangkan oleh Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Taylor, Henry
L. Gantt dan pasangan Gilberth. Pada dasarnya manajemen ilmiah timbul disebabkan
adanya kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas. Kontribusi manajemen ilmiah
sangat besar artinya bagi dunia kini. Hal ini ditunjukkan bahwa metode
manajemen ilmiah dapat diaplikasikan pada berbagai aktivitas organisasi di
samping organisasi manufakturing. Sedangkan Teori Organisasi Klasik yang
dikembangkan oleh Henry Fayol timbul krena adanya dampak dari adanya organisasi
yang kompleks. Fayol berpendapat bahwa praktik manajemen yang baik memiliki
suatu pola tertentu yang dapat diidentifikasikan dan dianalisis. Kontribusi
besar bagi pola pikir manajemen menurut Fayol adalah manajemen bukanlah suatu
bakat tetapi suatu keterampilan seperti halnya keterampilan lainnya. Oleh
karena itu, manajemen dapat diajarkan, asalkan prinsip yang mendasarinya dipahami
dan teori umum mengenai manajemen dirumuskan. Dengan demikian, menjadi seorang
manajer bukan karena pembawaan, tetapi pelatihan dan pengalaman memberikan
andil yang besar.
Mahzab yang
selanjutnya adalah Mahzab Perilaku, munculnya mahzab perilaku disebabkan para
manajer menemukan bahwa dengan pendekatan klasik, efisiensi produksi dan
keselarasan kerja yang sempurna tidak dapat diwujudkan. Seringkali para bawahan
kurang mengikuti pola perilaku yang rasional dalam mengoperasikan pekerjaannya.
Tidak dapat dipungkiri sampai sekarang bahwa para ilmuwan perilaku memberikan
kontribusi yang besar bagi pemahaman kita akan motivasi antarindividu, perilaku
kelompok, hubungan antarpribadi di tempat kerja serta arti pentingnya pekerjaan
bagi tiap individu sehingga manajer menjadi lebih peka pada bawahan.
Mahzab Ilmu
Manajemen terlahir karena dilatarbelakangi oleh lahirnya riset operasi
(Operation Research/ OR) yang dibentuk oleh pemerintah inggris untuk menghadapi
sejumlah permasalahan baru yang rumit dalam peperangan yang harus segera
dipecahkannya pada permulaan perang dunia ke-2. Kontribusi besar atas lahirnya
teknik ilmu manajemen merupakan bagian yang telah stabil dari kelengkapan
pemecahan permasalahan dalam beberapa organisasi besar dalam segala motif.
Teknik ilmu manajemen diaplikasikan dalam aktivitas yang amat luas, misalnya
penganggaran modal (capital budgeting), penjadwalan produksi (production
scheduling), perencanaan program pengembangan bawahan, pengembangan strategi
produk dan sebagainya. Selain daripada ketiga mahzab di atas pada bab ini juga
dibahas usaha-usaha perpaduan pada ketiga mahzab tersebut, sebagai contoh yakni
mahzab ilmu perilaku dan mahzab ilmu manajemen, keduanya merupakan pendekatan
yang penting dan penuh semangat terhadap penelitian, analisis, dan pemecahan
permasalahan manajemen. Adanya integrasi perspektif dari beberapa mahzab
merupakan suatu pendekatan konseptual yang segar bagi bidang manajemen.
Terdapat dua mahzab yang terintegrasi, yaitu pendekatan sistem (system
approach) dan pendekatan kontingensi (contingency approach). Pendekatan sistem
memandang bahwa organisasi sebagai sebuah sistem yang terpadu, dengan maksud
tertentu yang dikembangkan oleh para manajer yang berusaha untuk menerapkan
konsep-konsep dari mahzab-mahzab utama ke dalam situasi yang nyata.
Dalam bab ketiga
dibahas mengenai perencanaan, perencanaan adalah proses dasar yang digunakan
untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti
mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources) dan sumber daya
lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Suatu perencanaan adalah suatu
aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari
suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan definisi
tersebut perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut.
- Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.
- Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.
- Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.
Batasan lain
tentang perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan
menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang, menggambarkan dan merumuskan
aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
Perencanaan
sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu
pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling
berkaitan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Menurut Louis A. Allen
perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk
berpikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk
mendahului serta menghadapi tantangan pada waktu yang akan datang. Berikut ini
aktivitas yang dimaksud.
- Prakiraan (forecasting)
- Penetapan Tujuan (establishing objective)
- Pemograman (programming)
- Penjadwalan (scheduling)
- Penganggaran (budgeting)
- Pengembangan Prosedur (developing procedure)
- Penetapan dan Interprestasi Kebijakan (establishing and interpreting policies)
Berdasarkan aktivitas perencanaan di atas,
berikut ini adalah langkah-langkah penting dalam perencanaan.
- Menjelaskan permasalahan
- Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktivitas yang direncanakan
- Analisis dan klasifikasi informasi
- Menentukan dasar perencanaan dan batasan
- Menentukan rencana berganti
- Memilih rencana yang diusulkan
- Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang diusulkan
- Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan
Rencana dibagi
menjadi dua jenis utama yaitu
- Rencana strategis
- Rencana operasional yang meliputi:
- rencana sekali pakai, terdiri atas :
program, proyek, anggaran
- rencana tetap, terdiri atas :
kebijakan, prosedur standar, peraturan
Bab yang keempat
ini berbicara tentang pengorganisasian, pengorganisasian adalah sesuatu hal
yang penting dalam manajemen, organisasi sendiri dapat didefinisikan sebagai
sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan
tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadi jelaslah bahwa dalam suatu organisasi
minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen
organisasi tersebut adalah
- Sekelompok orang,
- Interaksi dan kerja sama, serta
- Tujuan bersama.
Gareth Morgan
dan Stephen P. Robin mengemukakan bahwa organisasi seringkali dikonsepkan
dengan cara yang berbeda . cara tersebut anatara lain sebagai berikut.
- Kesatuan rasional dalam mengejar tujuan
- Koalisi dari para pendukung (constituency) yang kuat
- Sistem terbuka
- Sistem yang memproduksi arti
- Sistem yang digabungkan secara longgar
- Sistem politik
- Alat dominasi
- Unit pemrosesan informasi
- Penjara Psikis
- Kontrak social
Berdasarkan
deskripsi tentang organisasi di atas, pengorganisasian adalah pembagian kerja
yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan
hubungan antarpekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan
dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian
juga dapat didefinisikan sebagai suatun pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan
otoritas dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada
seluruh hierarki organisasi.
Terdapat empat
cirri utama dari individu yang mempengaruhi efektivitas organisasi yaitu
- Persepsi = proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu.
- Sikap = kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melalui pengalaman yang memiliki pengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek, dan situasi yang berhubungan dengannya.
- Kepribadian = serangkaian siri yang relative mantapkecenderungan dan perangai yang sebagian besar dibentuk oleh factor keturunan dan oleh factor-faktor sosial, kebudayaan, dan lingkungan.
- Belajar = proses terjadinya perubahan yang relative tetap dalam perilaku sebagai akibat dari praktik.
Dalam
pengorganisasian diperlukan struktur organisasi, yang digunakan untuk
menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan sebagaimana fungsi
atau aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga
menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga
menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan
hubungan pelaporannya. Struktur organisasi memberikan stabilitas dan
kontinuitas yang memungkinkan organisasi mempertahankan kedatangan dan keprgian
individu serta untuk mengoordinasi hubungannya dengan lingkungan.
Gibson dan
kawan-kawan menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan yang relative
pasti yang terdapat di antara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti
tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut:
- pembagian kerja
- departementalisasi
- rentang kendali
- delegasi
Prinsip
organisasi yang dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh dan
berkembang adalah
- organisasi dan tujuan,
- esensi organisasi,
- tanggung jawab dan otoritas,
- spesialisasi untuk efisiensi, dan rentang kendali
- rentang kendali
Pengarahan
adalah proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada bawahan
agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Tujuan
pengarahan:
- menjamin kontinuitas perencanaan
- membudayakan prosedur standar
- menghindarkan kemangkiran yang tak berarti
- membina disiplin kerja
- membina motivasi yang terarah
Komunikasi
adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengiriman pesan
kepada penerima dengan menggunakan tanda atau simbol yang sama, baik bersifat
oral maupun bukan oral. Komunikasi yang efektif harus memenuhi kriteria sebagai
berikut
- Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan.
- Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.
- Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
- Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok ketika komunikan berada pada saat digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.
Salah satu alat
untuk menyampaikan informasi yang paling sering digunakan dalam sistem
pengorganisasian dan memiliki konteks yang erat dengan pengarahan adalah
laporan. Namun demikian, orang sering lupa bahwa laporan juga merupakan alat
untuk mengetahui perkembangan atau kemunduran organisasi. Dengan demikian,
keberadaannya hampir sama pentingnya dengan keberadaan organisasi itu sendiri.
Laporan sebenarnya dapat diberikan beberapa batasan, namun batasan tersebut
tidak mengikat batasan lain, Moekijat memberikan batasan laporan sebagai
berikut.
- Suatu pengenal informasi nyata yang ditujukan kepada orang tertentu untuk tujuan tertentu.
- setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi.
- alat komunikasi, ketika penulis mengungkapkan hasil penyelidikan.
Bab yang keenam
ini mengupas tentang pemotivasian, menurut Bernard Berelson dan Gary A. Steiner
dalam Machrony mendefiniskan motivasi sebagai keadaan kejiwaan dan sikap mental
manusia yang memberikan energi, mendorong kegiatan (moves) dan mengarah atau
menyalurkan perilaku ke arah mencapai kebutuhan yang memberi kepuasan atau
mengurangi ketidakseimbangan.
Motivasi dapat
dirumuskan sebagai berikut.
- Setiap perasaan atau kehendak dan keinginan yang sangat mempengaruhi kemauan individu sehingga individu tersebut didorong untuk berperilaku dan bertindak.
- Pengaruh kekuatan yang menimbulkan perilaku individu.
- Setiap tindakan atau kejadian yang menyebabkan berubahnya perilaku seseorang.
- Proses dalam yang menentukan gerakan atau perilaku individu kepada tujuan (goal).
Setiap individu
memiliki beragam kebutuhan. Seluruh kebutuhan tersebut berkompetisi untuk
melahirkan perilakunya. Kebutuhan paling kuatlah yang akan memimpin perilaku
individu. Suatu kebutuhan akan berkurang kekuatannya apabila kebutuhan tersebut
sudah dipuaskan. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard mengemukakan bahwa
berkurangnya kekuatan suatu kebutuhan disebabkan hal-hal berikut.
- Pemuasan Kebutuhan
- Pemblokiran pemuasan kebutuhan
- Ketegangan kognitif
- Frustrasi
- Rasionalisasi
- Regresi
- Fiksasi
- Resignasi
Bentuk motivasi:
- Kompensasi bentuk uang
- Pengarahan dan pengendalian
- Penetapan pola kerja yang efektif
- Kebajikan
Pada bab yang
ketujuh kita akan menemui salah satu fungsi dari manajemen yakni pengendalian
yang memiliki peran yang sangat penting. Dalam pengendalian berusaha untuk
mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai dan apabila tidak dapat dicapai dicari
factor penyebabnya. Dengan demikian, dapat dilakukan tindakan perbaikan (corrective action).
Robert J. Mokler
memberikan batasan pengendalian yang menekankan elemen esensial proses
pengendalian dalam beberapa langkah. Batasan yang diajukan meliputi hal yang
berikut. Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain system umpan balik
informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan,
menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan
tersebut dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa
semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih
efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.
Bab yang
selanjutnya yakni bab delapan menjalaskan tentang kepemimpinan, batasan kepemimpinan
menurut Ralph M. Stogdill bahwasannya kepemimpinan manajerial sebagai proses
pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang dihubungkan dengan tugas dari para
anggota kelompok. Berdasarkan batasan tersebut, terdapat tiga implikasi penting
yang perlu mendapat perhatian.
- Kepemimpinan harus melibatkan orang lain atau bawahan.
- Kepemimpinan mencakup distribusi otoritas yang tidak mungkin seimbang di antara manajer dan bawahan.
- Di samping secara legal mampu memberikan para bawahan berupa perintah atau pengarahan, manajer juga dapat mempengaruhi bawahan dengan berbagi sifat kepemimpinannya.
Delegasi
wewenang adalah pelimpahan atau pemberian otoritas dan tanggung jawab dari
pimpinan atau kesatuan organisasi kepada seseorang atau kesatuan organisasi
lain untuk melakukan aktivitas tertentu. Pada dasarnya, baik pemimpin yang
sukses maupun yang efektif dalam kepemimpinannya, perlu mendelegasikan wewenang
kepada bawahannya.
Teori
kepemimpinan situasional adalah teori kepemimpinan yang didasarkan pada
hubungan kurva linear di antara perilaku tugas, perilaku hubungan dan
kematangan.
Dalam organisasi
yang tidak kalah pentingnya adalah sebuah Pengambilan Keputusan, hal ini
dijabarkan pada bab yang kesembilan, pengambilan keputusan merupakan suatu
pendekatan yang sistematis terhadap permasalahan yang dihadapi. Pendekatan
tersebut menyangkut pengetahuan mengenai esensi atas permasalahan yang
dihadapi, pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan permasalahan yang
dihadapi, analisis permasalahan dengan menggunakan fakta dan data, mencari
alternative yang paling rasional dan penilaian atas keluaran yang dicapai.
Pengmabilan
keputusan itu sendiri adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh
seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi kemudian menetapkan
berbagai alternatif yang dianggap paling
rasional dan sesuai dengan lingkungan organisasi.
Proses
pengambilan keputusan menurut James L. Gibson, dkk adalah sebagai berikut.
- Penetapan tujuan spesifik serta pengukuran hasilnya.
- Identifikasi permasalahan.
- Pengambangan alternatif.
- Evaluasi alternatif.
- Seleksi alternatif.
- Implementasi keputusan.
- Pengendalian dan evaluasi.
Bab yang
kesepuluh yang juga merupakan bab terakhir dari buku ini mengulas tentang
manajemen terpadu mutu terpadu yang mempunyai pengertian bahwasannya suatu
pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing
organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses
dan lingkungannya.
Prinsip utama
manajemen mutu terpadu adalah:
- Kepuasan pelanggan.
- Menaruh rasa hormat terhadap setiap orang.
- Manajemen berdasarkan fakta.
- Perbaikan berkesinambungan.
0 komentar:
Posting Komentar